Fokus pada komunikasi (Otomatisasi Kantor)

 A.DEFINISI SISTEM

            Definisi sistem dapat dilihat dari dua pendekatan, yaitu pendekatan prosedur dan pendekatan komponen/elemen

•         Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu

•         Prosedur adalah suatu urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa(who) yang mengerjakan, kapan(when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya.

 B.UNSUR-UNSUR SISTEM INFORMASI SEDERHANA

Semua sistem informasi mempunyai tiga kegiatan utama, yaitu menerima data sebagai masukan (input), kemudian memprosesnya dengan melakukan penghitungan, penggabungan unsur data, pemutakhiran dan lain-lain, akhirnya memperoleh informasi sebagai keluarannya (output).

DATA : fakta-fakta atau sesuatu yang dianggap (belum mempunyai arti)

INFORMASI : data yang telah diproses atau data yang memiliki arti.

Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi. Pengolah informasi dapat meliputi elemen-elemen komputer, non-komputer atau kombinasi keduanya.

C.KARAKTERISTIK SISTEM

Sistem Memiliki Komponen-komponen sebagai berikut :

• Komponen-komponen (component)

• Batasan sistem (boundary)

• Lingkungan luar sistem (environments)

• Penghubung (interface)

• Masukan (input)

• Keluaran (output)

• Pengolah(process)

• Sasaran (objective)/Tujuan (goal)

D. DEFINISI INFORMASI

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

E.DEFINISI SISTEM INFORMASI

Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan yang diperlukan.

F.SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sistem informasi yang menyediakan laporan-laporan bagi pihak manajemen berdasarkan pemrosesan transaksi dan operasi-operasi yang ada dalam

Organisasi.

Pengetahuan tentang potensi kemampuan sistem informasi yang dikomputerisasi akan memungkinkan seorang manajer secara sistematis menganalisis masing-masing tugas organisasi dan menyesuaikannya dengan kemampuan komputer.

SIM secara khusus memiliki beberapa kemampuan teknis sesuai yang direncanakan baginya. Secara kolektif kemampuan ini menyangkal pernyataan bahwa komputer hanyalah mesin penjumlah atau kalkulator yang berkapasitas tinggi, sebenarnya komputer tidak dapat mengerjakan sesuatu ia hanya mengerjakan lebih cepat. Sistem informasi komputer dapat memiliki sejumlah kemampuan jauh diatas sistem non komputer. Dan kemampuan ini telah merevolusikan proses manajemen yang menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem yang telah ada. Beberapa kemampuan teknis terpenting dalam sistem komputer :

1.    Pemrosesan data batch

2.    Pemrosesan data tunggal

3.    Pemrosesan on-line, real time

4.    Komunikasi data dan switching pesan

5.    Pemasukan data jarak jauh dan up date file

6.    Pencarian records dan analisis

7.    Pencarian file

8.    Algoritme dan model keputusan

9.    Otomatisasi kantor.

 G.EVOLUSI SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER

A. Fokus awal pada data

Selama paruh pertama abad 20, perusahaan pada umumnya mengabaikan kebutuha n informasi para manajer. Pada fase ini penggunaan komputer hanya terbatas pada aplikasi akuntansi.

 Nama aplikasi akuntasnsi berbasis komputer pada awalnya adalah pengolahan data elektronik (EDP) kemudian berubah menjadi Data prosesing (DP) dan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) .

B. Fokus baru pada informasi

Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tsb. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. Konsep ini segera diterima oleh perusahaan besar.

C. Fokus revisi pada pendukung keputusan.

Sistem pendukung keputusan (Decision support system)

= sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat manajer.

Manajer tsb. Berada di bagian manapun dalam organisasi pada tingkat manapun dan dalam area bisnis apapun. DSS dimaksudkan untuk mendukung kerja satu manajer secara khusus.

Spesifikasi DSS :

1.    Berfokus pada proses keputusan daripada proses transaksi

2.    Dirancang dengan mudah, sederhana, dapat diterapkan dengan cepat dan mudah diubah.

3.    Dirancang dan dioperasikan oleh manajer

4.    Mampu memberikan informasi yang berguna bagi analisis kegiatan manajerial.

5.    Berkaitan dengan hanya bagian kecil dari masalah besar

6.    Memiliki logika yang serupa dengan cara manajer menganilis situasi yang sama.

7.    Memiliki basis data berisi informasi yang disarikan dari file dan informasi lain organisasi yang berasal dari lingkungan eksternal.

8.    Memungkinkan manajer untuk menguji hasil yang mungkin dari serangkaian alternatif.

D. Fokus pada Komunikasi

Pada waktu DSS berkembang , perhatian juga difokuskan pada otomatisasi kantor (office automation/OA) OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat elektronik.

OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh, voice mail, e-mail, electronik calendaring, facsimile transmission.

E. Fokus potensial pada konsultasi

Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia, suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan buatan (artificial intelligence).

H.ALASAN PERLU DIBERIKAN PERHATIAN PADA MANAJEMEN INFORMASI

1. Kompleksitas kegiatan bisnis meningkat

-          pengaruh ekonomi internasional

-          persaingan dunia

-          kompleksitas teknologi yang semakin meningkat

-          batas waktu yang singkat

-          kendala-kendala sosial

2. kemampuan komputer yang semakin baik

Pemakai semakin tahu bagaimana ’mendayagunakan’ komputer untuk membantu pekerjaannya.

-          Keahlian manajemen

Seorang manajer yang berhasil harus memiliki banyak keahlian, tetapi ada dua yang mendasar: keahlian komunikasi dan keahlian pemecahan masalah.

-          Manajer dan Sistem

Hubungan SIM dengan disiplin ilmu lain

•         Akuntansi manajemen

•         Riset operasional

•         Manajemen dan organisasi

•         Pengetahuan computer

Kemampuan utama sistem informasi (Turban, McLean, Wetherbe, 1999) :

•         komputasi numerik, bervolume besar, cepat

•         komunikasi murah, akurat dan cepat

•         Menyimpan informasi dalam jumlah yg sangat besar dalam ruang yg kecil tetapi mudah diakses

•         pengaksesan informasi yg sangat banyak diseluruh dunia dengan cepat dan murah

•         Meningkatkan efektifitas dan efisiensi

•         Menyajikan informasi dengan jelas

•         Mengotomasikan proses-proses bisnis

•         Mempercepat pengetikan dan penyuntingan

•         Pembiayaan yang jauh lebih murah

Kemampuan sistem informasi mendukung sasaran bisnis :

•         Peningkatan produktifitas

•         Pengurangan biaya

•         Peningkatan pengambilan keputusan

•         Peningkatan layanan ke pelanggan

•         Pengembangan aplikasi-aplikasi strategis yang baru

Siapa saja stakeholders dalam SI?

•         Pemilik sistem (system owners)

•         Pemakai sistem (system users): internal & eksternal

•         Perancang sistem (system designers)

•         Pembangun sistem (system builders)

•         Analis sistem & manajer proyek (system analysts and project managers

Mengapa Perlu Mengembangkan SI?

•         Adanya Permasalahan (problems)

•         Ketidakberesan dalam Sistem Pertumbuhan Organisasi

•         Untuk Meraih kesempatan-kesempatan

•         (opportunities)

•         Adanya instruksi-instruksi (directives)

Bagaimana cara mengembangkan SI?

sumber:
mandelacitra.blogspot.com/fokus-pada-komunikasi-otomatisasijamil15.wordpress.com/pengenalan-pada-manajemen-informasilily.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/8345/catatan.docvriyan.wordpress.com/2011//pengenalan-pada-menejemen